“Beleid schrijf je niet van achter je bureau”. Het was de kop van een van de vorige blogs die we hier plaatsten. Maar hoe zorg je er nu precies voor dat mensen ook daadwerkelijk met het beleid aan de slag gaan? Meeke Schellekens (24) vertelt hoe zij dit in zes stappen aanpakt.
Als Beleidsmedewerker Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) is het een van Meeke haar taken om beleid te schrijven. Ze werkt voor de gemeente Altena. Een gemeente die twee jaar geleden is ontstaan uit de fusie van de gemeenten Aalburg, Werkendam en Woudrichem. “ Als jonge fusiegemeente heb je na de start van de gemeente wettelijk twee jaar om alle oude regelingen gelijk te trekken. Afgelopen december heb ik een van de laatste (beleids)stukken mogen samenvoegen. Nu hebben we één beleid voor de hele gemeente. Dat geeft veel duidelijkheid aan inwoners, samenwerkingspartners en collega’s. ,
Ook schrijft Meeke nieuwe beleidstukken. “Als gemeente zijn we ondertussen hard aan de slag gegaan met de visie en ambities van de nieuwe gemeente.” Over een paar maanden gaat ze aan de slag met het Drank- en horecabeleid. “Je kunt een goed beleidsstuk schrijven, maar het is vooral belangrijk dat mensen ermee willen werken.”
1. Neem mensen stap voor stap mee
Een nieuw of aangepast beleid brengt veranderingen met zich mee. Meeke vindt het belangrijk om die veranderingen stap voor stap zowel de organisatie als de gemeente in te brengen. “Ik ben zelf iemand die veel diversiteit in mijn functie nodig heeft. Ik houd van afwisseling en dat maakt mijn werk leuk. Maar sommige mensen vinden verandering spannend. Daarom vind ik het belangrijk om in gesprek te gaan met zowel inwoners als collega’s. Het is beter om een huidige manier van werken rustig om te buigen naar een nieuwe manier. In plaats van alles in een keer om te gooien. Zo’n geleidelijke transitie helpt mensen de nieuwe situatie gemakkelijker te begrijpen en accepteren.”
2. Laat mensen meedenken
Meeke betrekt graag haar collega’s, samenwerkingspartners en inwoners bij het schrijven van beleid. “Als je beleid schrijft, moet je namelijk draagvlak hebben. Door met mensen het gesprek te voeren en vooraf hun ideeën en meningen te bespreken, landt een plan veel beter. Ik vergeet in zo’n gesprek niemand. Zo spreek ik veel collega’s, maar praat ik ook met de dorpsraden, Omgevingsdienst, GGD, Brandweer en Veiligheidsregio.”
“Als iemand mag meedenken voelt het ook echt als zijn plan en gaat iemand er veel eerder mee aan de slag. “Door mensen te betrekken, je te verplaatsen in mensen en collega’s mee te nemen in ontwikkelingen staat er uiteindelijk iets waar we met z’n allen trots op zijn. Waar we met z’n allen achterstaan en vol energie voor gaan.”
“Zelf werk ik sinds zeven maanden in deze functie. Daardoor heb ik nog niet alle kennis van mijn vak. Ik ben erg van het samendoen. Input ophalen bij andere mensen is niet alleen belangrijk om draagvlak te creëren, maar helpt mij ook te groeien in mijn functie. Samen ga ik het gesprek aan over hoe we kennis van de collega of partner kunnen meenemen in de nieuwe werkprocessen die ik ga schrijven. Twee weten altijd meer dan één.”
3. Maak het praktisch
“Mensen moeten natuurlijk wel echt iets kunnen met een beleidsstuk. Het moet praktisch zijn. Wat ik veel hoor van collega’s is dat ik qua denkniveau meekan op het beleidsniveau, maar ook heel goed naar de praktijk kijk. Die wisselwerking opzoeken is in mijn functie erg belangrijk. Collega’s moeten uiteindelijk met het beleidsstuk aan het werk. Ik ben iemand die graag met de voeten in de klei staat en dat komt ook terug in mijn beleidsstukken.” Meeke haar derde tip: schrijf je beleidstukken op zo’n manier, dat ze gemakkelijk in de praktijk toe te passen zijn.
4. Schrijf geen boekwerken
We kennen ze allemaal wel. Die beleidstukken van 30 A4-tjes lang, waar niet doorheen te komen is. “Als gemeente willen we moderniseren en draagvlak creëren voor documenten. Ik lees zelf niet graag van die ellelange rapporten. Daarom schreven mijn collega’s en ik het laatste beleidsplan in PowerPoint. Zo wordt een beleidsstuk veel toegankelijker en makkelijk leesbaar.”
Achter die ene PowerPoint hangen zelfs tools waarmee mensen direct kunnen zien welke impact het beleid op hun praktijk heeft. Een rekentool bijvoorbeeld om te zien hoeveel FTE zij nodig hebben om het beleid in de praktijk te brengen. Als gemeente zijn we hier best vooruitstrevend mee geweest. Laatst mocht ik onze ideeën delen bij een netwerksessie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Dat werd goed ontvangen!”
5. Verplaats je in een ander
Binnen de gemeente Altena is er een traject opgestart om de gedachte van ‘nee, tenzij’ om te zetten naar ‘ja, mits’. Een belangrijke gedachte als je kijkt naar de komst de nieuwe Omgevingswet. “Serious Gaming noemen we dat traject. Als trainer oefen ik met collega’s een aantal casussen; soms fictieve casussen, soms oude praktijkvoorbeelden. We doen dit om mensen te laten zien dat een andere kijk op zaken echt kan werken en die ‘ja, mits’ gedachte te stimuleren.”
“Het leuke aan dit spel is dat je niet alleen je eigen rol aanneemt, maar ook eens de rol van een ander. Zo krijg je veel gevoel bij hoe iemand in zijn werk staat. Je leert de visie van een ander begrijpen en kunt je veel gemakkelijker verplaatsen in een ander. Ook kom je situaties tegen, waar je normaal niet zo snel bij stilstaat. Iedere visie of ieder standpunt wordt serieus opgepakt, collega’s leren dit te verwoorden en motiveren om vervolgens gezamenlijk een afweging te kunnen maken. Wanneer we ons verplaatsen in andere personen en situaties, kunnen collega’s mij beter voorzien van advies en kan ik mensen gemakkelijker meenemen in het beleid dat ik schrijf.”
6. Sta stil bij werkwijzen
Waar Meeke verandering en afwisseling in haar werk nodig heeft, vindt een ander het heerlijk om routinematig te werken. “Het kan soms handig zijn om even stil te staan bij je werk. Doe niet alleen maar kennis op als je met mensen in gesprek gaat. Maar vraag je ook eens af waarom dingen gebeuren zoals ze gaan. Is dat omdat ze goed werken, of is er een routine in werkzaamheden geslopen die wellicht effectiever kan? Als jonge ambtenaar heb je misschien niet altijd de kennis die een ervaren collega heeft. Maar door onze frisse blik kunnen we heel waardevol zijn voor een organisatie en het schrijven van beleid. Onze frisse blik helpt om dingen anders aan te pakken en te verbeteren als iets beter kan.”
Meer tips van jonge ambtenaren ontvangen? Meld je aan voor onze besloten Facebook-groep.
